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광고대행사 CRM 구축: 계약 종료와 매체 권한 인계 기준

광고대행사 CRM에서 계약 종료·갱신을 처리할 때 광고주별 캠페인과 매체 계정, 자료 전달, 접근 권한 회수와 다음 담당자의 인수 여부를 함께 확인하는 기준을 설명합니다. 기존 CRM의 알림과 별도 관리표로 충분한지 비교하고, 종료 승인과 연동 실패를 검수하는 가상 사례를 살펴봅니다.

이 글을 쓴 알파카랩스카카오·네이버·쿠팡 출신, 재하청 0%, 대기업·공공기관 등 18개사+ 레퍼런스

발행 ·알파카랩스

광고대행사 CRM의 계약 종료 관리는 계약일 알림을 보낸 뒤 광고주를 종료 상태로 바꾸는 데서 끝나지 않습니다. 종료 또는 갱신 결정, 진행 중 캠페인의 다음 책임자, 광고 계정과 자료의 소유권, 권한 회수 여부를 각각 확인해야 합니다. 기존 CRM의 업무 목록으로 충분한지 먼저 살피고 여러 매체와 담당자 사이에서 확인 결과가 누락되는 범위만 확장합니다.

광고주와 체결한 운영 계약이 이달 말에 끝나지만 검색 광고 계정은 계속 운영 중이고 보고 자료는 담당자 개인 폴더에 있습니다. 영업 담당자는 계약이 종료됐다고 표시했지만 운영 담당자는 다음 대행사나 광고주에게 무엇을 넘겨야 하는지 전달받지 못했습니다. 이런 상황을 피하려면 계약 상태와 실제 캠페인·계정 접근 상태를 별도 항목으로 관리해야 합니다.

이 글의 광고주, 계약번호, 캠페인과 일정은 모두 가상 예시입니다. 일반적인 계약 만료 안내나 갱신 영업 단계보다 계약 종료 전후에 누가 매체 자산을 인수하고 어떤 권한을 언제 회수하는지에 집중합니다. 특정 고객의 광고 성과, 계정 연동, 자동 권한 회수를 실제 구축 실적으로 주장하지 않습니다.

CRM은 확인해야 할 작업과 그 결과를 정리하는 곳입니다. 매체의 계정 소유자나 관리자 권한을 CRM 화면만으로 바꾸었다고 가정하면 안 됩니다. Google Ads, Meta 등 각 서비스의 계정 구조와 광고주의 권한, 기존 계약 조건을 먼저 확인하고 실제 회수·유지는 해당 시스템의 권한 있는 사람이 수행합니다. 결제 수단과 광고비 미정산 등은 계약과 정산 담당자가 별도로 판단해야 합니다.

계약 상태와 캠페인 상태를 따로 확인합니다#

한 광고주에게 계약이 두 개 있다면 하나가 만료돼도 다른 계약의 캠페인은 계속될 수 있습니다. 계약번호, 서비스 범위, 종료일, 해당 계약에 연결된 매체 계정과 캠페인, 갱신 여부를 먼저 확인합니다. 갱신 협상 중인 상태와 계약이 실제 연장된 상태도 다릅니다. 서명이나 내부 승인 전에는 기존 종료일이 자동으로 늘어났다고 표시하지 않는 편이 안전합니다. 운영 중인 캠페인을 중지할지 고객에게 넘길지는 확인된 요청과 권한에 따라 정하고, CRM은 요청·담당·확인 결과를 기록합니다.

확인 항목계약 종료 시 질문판단 주체남길 증거
계약종료·갱신·협상 중 어느 상태인가영업·계약 담당버전·승인일
캠페인중지·유지·인계 중 무엇인가운영 담당·광고주매체별 요청과 결과
매체 계정누가 소유하고 관리자인가계정 소유자계정별 접근 목록
자료어디까지 어떤 형식으로 넘기나광고주·자료 책임자전달 목록·인수 확인

광고 계정의 소유와 접근을 분리합니다#

광고주의 계정에 대행사가 초대받은 경우와 대행사 소유 계정에서 광고를 운영한 경우는 종료 절차가 달라집니다. 사용자 직접 접근, 관리자 계정 연결, 외부 파트너 권한, 결제와 태그 관리 접근을 한 줄로 묶지 말고 자산마다 기록합니다. 새 담당자의 접근이 확인되기 전에 기존의 유일한 관리자를 해제하면 계정 운영이 중단될 수 있습니다. 반대로 계약이 끝난 뒤 접근 권한을 무기한 유지하는 것도 위험합니다. 권한 회수나 유지 결정의 주체와 시점, 실패 시 담당자의 확인 경로를 합의하고 실제 화면에서 결과를 검수합니다.

자산인계 전 확인종료 시 결정검수 증거
광고 계정소유자·기존 관리자인수 후 접근 회수계정 접근 목록
관리자 계정연결 관계·관리 범위연결 유지 또는 해제연결 상태 확인
태그·분석별도 관리자와 소유자광고주에게 인수 요청접근 확인 결과
자료 저장소파일 위치·공유 대상전달·회수·보존 범위자료 목록·수령 확인

갱신과 종료가 엇갈리는 예외를 따로 둡니다#

가상의 광고주 A와 2개 계약을 운영한다고 가정합니다. 계약 A1은 갱신이 승인됐고 A2는 종료됩니다. 캠페인 3개 중 2개는 A1, 1개는 A2에 속한다면 A2 종료만으로 3개를 모두 중지하거나 계정 전체의 접근을 일괄 회수해서는 안 됩니다. 어떤 계정은 두 계약이 함께 사용할 수 있으므로 광고주와 운영 책임자가 공용 자산의 계속 사용 범위를 정해야 합니다. 매체별 처리 요청은 성공·보류·실패로 나누고, 실행자가 바뀌거나 확인 요청이 중복돼도 누가 무엇을 확인했는지 찾을 수 있어야 합니다.

가상 상황구분할 상태안전한 처리확인할 결과
A1 갱신·A2 종료계약별 승인A2 작업만 종료 검토캠페인 2개 유지·1개 판단
공용 계정계정과 계약 관계공용 접근 별도 승인유지 사용자 목록
권한 회수 실패회수 요청·완료 분리오류 보류·수동 확인실제 계정의 접근 상태
종료일 변경기존 결정·변경 승인예정 작업 재확인누가 언제 변경했는지

매체별 권한 회수는 공식 안내와 실제 설정을 확인합니다#

Google Ads 공식 도움말은 계정 사용자에게 부여한 접근 수준을 수정하거나 제거하는 절차와 관리자의 역할을 설명합니다. Meta의 비즈니스 자산 안내는 광고 계정과 페이지 등의 소유자와 대행사 접근 관계를 구분합니다. 이 자료는 각 제품의 권한 기능을 설명하는 것이지 이 글의 CRM이 양쪽 권한을 자동으로 바꾸거나 모든 계정의 소유권을 이전한다는 뜻은 아닙니다. 계정 유형과 현재 권한에 따라 실제 처리 조건을 확인하세요.

종료일보다 인수 완료의 증거를 관리합니다#

가상 광고주 A의 종료 담당자가 계약 화면에서 종료를 누르면 영업, 광고 운영, 자료 전달, 정산 담당자에게 각각 무엇을 확인해야 하는지 표시하도록 설계할 수 있습니다. 알림을 보냈다는 사실과 담당자가 확인해 조치했다는 사실은 다릅니다. 예를 들어 운영 담당자에게 보낸 회수 요청은 전송 완료일 뿐이고 매체 화면에서 실제 접근이 제거된 뒤 확인된 상태로 바꾸어야 합니다. CRM이 해당 매체에 접속하지 못한다면 확인자와 확인 시각을 남기는 수동 절차가 필요합니다.

자산 목록은 광고 계정 번호만 적고 끝내지 않습니다. 어떤 광고주의 자산인지, 직접 소유인지 외부 공유인지, 계정이나 픽셀·태그를 누가 관리하는지, 다른 계약에서도 쓰는지를 함께 확인합니다. 암호나 인증코드를 CRM의 일반 메모에 복사하는 방식은 피하고, 계정 소유자가 허용한 안전한 공유 방식을 사용하세요. 소유자가 확인되지 않은 자산은 임의로 삭제하거나 이전하지 않고 확인 대기로 남깁니다.

종료 자료에는 캠페인 목록, 인수하기로 합의한 보고서와 소재, 광고주가 실제 접근할 수 있는 위치가 들어갈 수 있습니다. 원본을 넘길 수 있는 범위와 외부 도구 라이선스는 별도 계약에 좌우됩니다. 전달 담당자는 파일을 보냈는지, 광고주나 후속 담당자가 열람할 수 있는지, 누락된 항목은 무엇인지 구분합니다. 받은 사람이 열람하지 못하는 파일 링크를 보낸 사실만으로 인수가 끝났다고 처리하지 않도록 합니다.

갱신과 종료 작업이 동시에 열릴 수 있는 계약은 변경 이력을 유지합니다. 종료 예정 알림을 보낸 뒤 갱신이 승인됐다면 이전 회수 작업 중 어떤 것을 취소하거나 다시 확인해야 하는지 운영 담당자가 판단합니다. 이미 매체에서 회수한 권한을 CRM 상태만 바꿔 자동 복원했다고 표시하지 않습니다. 실제 재부여 권한이 없거나 승인 대상이 달라졌다면 자산 소유자에게 새 요청을 보내는 절차가 필요합니다.

일부 작업은 외부 시스템 오류, 담당자 부재, 광고주의 승인 지연으로 끝나지 않을 수 있습니다. CRM에 처리 중·외부 확인 대기·실패·완료를 나누고, 완료 기준을 사람의 확인과 연결합니다. 잘못된 광고 계정에 접근 회수 요청을 보냈다면 즉시 작업을 멈추고 계정 소유자에게 영향과 복구 경로를 확인해야 합니다. 재시도나 수동 처리도 최초 요청과 다른 결과가 되지 않도록 자산 ID와 승인된 작업 범위를 다시 대조합니다.

광고주와 캠페인 관리의 기본 범위는 광고대행사 CRM 구축 기준에서 확인하세요. 담당자 변경 시 영업 이력 인계는 CRM 영업 담당자 인수인계에서 별도로 살펴봅니다. 구현 방식과 업체 비교는 CRM 개발업체 선정 기준을 참고하세요.

견적 전에 계약·자산·담당자 표본으로 검수합니다#

기존 CRM에 만료일 알림, 업무 담당자, 첨부와 승인 단계가 이미 있다면 먼저 그 기능으로 표본을 처리해 봅니다. 새 화면 전체를 개발하지 않고 확인표와 담당자 배정만 추가해도 필요한 경우가 있습니다. 반면 계약별 캠페인과 공용 매체 계정의 관계를 유지하거나 여러 팀의 종료 확인을 대조해야 한다면 별도 모듈을 검토할 수 있습니다. 이때 자동 권한 변경까지 개발할지와 단순히 사람이 확인한 결과를 기록할지를 나눠 견적을 비교합니다.

가상 광고주 A의 계약 A1과 A2를 만들고, 계정 X는 두 계약이 공동 사용하며 계정 Y는 A2에만 연결합니다. A1 갱신과 A2 종료를 승인한 뒤 Y의 인계 확인 작업은 생성하고 X는 공용 자산 검토 상태로 남는지 확인합니다. 계약 한 건의 종료로 X의 모든 권한이 자동 해제되지 않아야 합니다. 각 캠페인의 실제 변경은 담당자와 광고주의 승인 후 수행한 별도 결과로 기록합니다.

권한 표본으로 영업 담당자, 캠페인 담당자, 승인자와 조회 전용 사용자를 분리합니다. 조회 전용 계정이 종료를 확정하거나 자산 소유권을 임의로 바꾸지 못하는지 확인합니다. 반대로 광고 운영 담당자가 매체 계정 번호와 인수 여부처럼 본인 작업에 필요한 정보는 볼 수 있어야 합니다. 민감한 자산 접근이나 담당자 정보의 노출 범위도 원래 정책과 비교합니다.

실패 표본은 권한 회수 실패, 동일 요청 재전송, 갱신 승인 직전의 종료 작업, 자료 인수 거절을 포함합니다. 오류가 발생해도 CRM이 완료로 바뀌지 않는지, 다른 정상 캠페인의 작업까지 되돌리거나 반복 실행하지 않는지 확인합니다. 승인 뒤 계약 상태가 바뀌면 이전 승인만으로 자산 작업이 계속 실행되지 않도록 최신 내용을 다시 확인하게 하는 방안을 비교합니다.

운영 인수 자료에는 계약·캠페인·매체 자산의 관계표, 상태 전이, 각 역할이 확인할 권한, 자료 전달 목록, 자동 처리 범위와 수동 확인 범위, 실패 시 연락 담당자를 남깁니다. 광고주가 접근권을 받은 사실과 대행사의 접근권이 회수된 사실을 각각 확인할 수 있어야 합니다. 과거 종료 이력을 임의로 덮어쓰지 않고 재갱신이나 정정의 승인자를 추적할 수 있는지도 시연합니다.

핵심 요약

  • ✓계약 종료와 캠페인·매체 계정의 종료 상태는 각각 확인합니다.
  • ✓계정 소유와 대행사 접근을 구분하고 광고주의 인수 뒤 권한을 검수합니다.
  • ✓기존 CRM 설정으로 되는 업무와 외부 자산의 수동·자동 처리 범위를 나눕니다.

자주 묻는 질문

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